Hausverwaltung wechseln: So geht’s.

Das Wichtigste auf einen Blick

Wechsel in der Eigentümer­gemeinschaft

1. Angebote einholen und vergleichen

   Meist ergreift der Verwaltungsbeirat oder eine Gruppe von Eigentümern die Initiative und holt Angebote anderer Verwaltungen ein. Vergleichen Sie dabei Leistungen, nicht nur Preise – worauf es ankommt, steht in unserem Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung?

2. Eigentümerversammlung einberufen

   Auf die Tagesordnung gehören die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Bestellung der neuen Verwaltung und der Abschluss des Verwaltervertrags. Eingeladen wird in Textform; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen.

   Einberufen muss in der Regel die amtierende Verwaltung – auch dann, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Fehlt eine Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen.

3. Beschluss fassen

   Abberufung und Neubestellung werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen. Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 ist eine Versammlung beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer anwesend oder vertreten sind. Ältere Gemeinschaftsordnungen, die nur die frühere Gesetzesregel wiederholen, ändern daran in der Regel nichts.

4. Verwaltervertrag schließen

   Mit der Bestellung wird die neue Verwaltung zum Organ der Gemeinschaft; die Einzelheiten regelt der Verwaltervertrag. Der Vertrag mit der bisherigen Verwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Läuft er über die Abberufung hinaus, kann die bisherige Verwaltung für diese Restzeit – höchstens sechs Monate – in der Regel ihre Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen verlangen. Ein Grund, den Zeitpunkt des Wechsels mit Blick auf die Vertragslaufzeit zu wählen.

5. Übergabe und Neustart

   Die bisherige Verwaltung übergibt Unterlagen, Kontozugänge und laufende Vorgänge. Die neue Verwaltung prüft alles auf Vollständigkeit, informiert Eigentümer und Dienstleister und ist ab dem Stichtag Ansprechpartner.

Wechsel bei Miet- und Sonder­eigentums­verwaltung

Bei der Miet- und der Sondereigentumsverwaltung gibt es keinen Beschluss – Vertragspartner der Verwaltung sind Sie allein. Maßgeblich ist der bestehende Verwaltervertrag.

1. Vertrag prüfen und kündigen

   Sehen Sie nach, welche Laufzeit und Kündigungsfrist vereinbart sind, und kündigen Sie in der Form, die der Vertrag vorsieht. Den Start der neuen Verwaltung legen wir passend zum Vertragsende fest.

2. Übergabe vereinbaren

   Vereinbaren Sie mit der bisherigen Verwaltung einen Termin und eine Frist für die Herausgabe der Unterlagen – am besten mit Übergabeprotokoll.

3. Mieter informieren

   Ihre Mieter erfahren schriftlich, wer ab wann ihr Ansprechpartner ist – und, falls sich etwas ändert, auf welches Konto die Miete künftig gezahlt wird.

4. Bei Eigentumswohnungen: Gemeinschaft einbinden

   Bei der Sondereigentumsverwaltung informieren wir zusätzlich die WEG-Verwaltung Ihres Hauses und erhalten von Ihnen die Vollmachten, die wir zum Beispiel für die Eigentümerversammlung brauchen.

Die Übergabe: Diese Unterlagen gehören dazu

Eine Übergabe ist nur so gut wie die Unterlagen, die dabei auf den Tisch kommen. Diese Liste hilft beim Anfordern und Abhaken:

Der richtige Zeitpunkt

• Zum Beginn eines Wirtschaftsjahres: Die Zahlen eines Jahres liegen dann nicht bei zwei Verwaltungen. Wer die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr erstellt, sollte bei der Übergabe klar geregelt sein.
• Passend zur Vertragslaufzeit: Wer zum Vertragsende wechselt, vermeidet doppelte Vergütung.
• Mit Blick auf die Betriebskostenabrechnung: Bei Wohnraum muss sie dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Klären Sie deshalb, wer die Abrechnung für den laufenden Zeitraum übernimmt.
• Nicht mitten in einer großen Maßnahme – oder nur mit sauberer Übergabe aller Aufträge, Angebote und Zusagen.

Typische Stolpersteine

So begleiten wir Ihren Wechsel

Wir begleiten den Wechsel von der ersten Frage bis zur vollständigen Übernahme: Wir bereiten auf Wunsch die Unterlagen für die Eigentümerversammlung vor, stimmen den Stichtag mit Ihnen ab, fordern die Unterlagen bei der bisherigen Verwaltung an und prüfen sie auf Vollständigkeit.

Mehr dazu auf unseren Seiten zur WEG-Verwaltung, zur Mietverwaltung und zur Sondereigentumsverwaltung.